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3分钟学会邮箱群发工资条,让你瞬间秒杀90%的“资深”HR

作者:未知更新日期:2017-06-25 18:23:56来源:东北招聘会网

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文章概况:下面教大家一种简便方法群发工资条,当然,需要批量打印工资条的也可以在本教程中找到方法。
下面教大家一种简便方法群发工资条,当然,需要批量打印工资条的也可以在本教程中找到方法。


发工资条是每个薪酬HR每个月都必做的一项工作,有的企业给员工发纸质的工资条,而有的企业更倾向于发放电子版的工资条。

不论哪种形式的工资条,员工收到的工资条都只能显示该员工本人的工资信息。基于这点,很多薪酬HR在做工资条的时候就头大了,可能做工资条的工作量比做工资表的工作量还大。

但是一个企业,每个人的工资条里显示的工资分项都一样,只是里面数据不一样,那有没有一种简便的方法,让发工资条这件“大事化小”呢?

答案是肯定的,下面我就来教大家一种简便方法群发工资条,而且群发单显。当然,需要批量打印工资条的也可以在本教程中找到方法哦。

▼▼▼

你需要3个工具

Excel、Word和Outlook(如果是打印纸质版的工资条的,Outlook不作要求)。

Excel用于制作工资表,Word用于制作工资条的模板,Outlook用于群发邮件。

(用的office版本是2010版,其他版本大致操作一样,可能菜单位置不一样,大家需要注意一下。)

教程的基本原理

a. Excel和Word“合作”,让Word里面显示Excel表格的数据

b. Word和Outlook“合作”,让Outlook用邮件形式把Word里面的内容发出去。

准备工作

OUTLOOK配置

第一步,启动outlook,第一次启动时,系统会提示我们配置账户,我们直接点击【下一步】,像下面这样:

第二步:选择【是】——【下一步】,如下图:

第三步,选择电子邮件服务,这里我们选择第一个,然后点【下一步】,就像这样:

我们一般都是用的企业邮箱,在这里,我们要选手动配置,然后【下一步】,就像下面这样:

然后进入电子邮件的设置页面。

1. 用户信息

填自己的名字和邮箱地址。

2. 服务器信息

【账户类型】选择默认的pop3就可以;

【收发邮件的服务器】要根据我们使用的企业邮箱不同,填写不同的收发服务器地址,我们公司使用的是网易的企业邮箱(各位hr宝宝们如果不清楚自己的企业邮箱到底是谁家的,可以咨询网管)

3. 登录信息

用户名和密码填写我们的邮箱的完整地址和密码就可以了。

所以我这写的是这样的:

左边的信息填写完成后,点击右下角的【其他设置】,切换到【发送服务器】选项组,勾选“我的发送服务器要求验证”,然后点击【确定】就像这样:

之后会回到之前的设置页面,我们点击页面右下方的【下一步】,开始测试我们填的信息是否正确。

然后系统会弹出一个测试账户设置的对话框,显示测试任务,就像下面这样:

如果填的信息都没有问题,测试完成的页面就是这样的:

如果测试不通过,提示错误,则回到之前的页面检查看是哪里填错了,重新再填就可以了。

测试完成以后,我们点击上图中的【关闭按钮】,我们就完成了outlook的配置了。

第一步

让Word文档显示Excel表格的数据

1. 制作更方便导入word文档的Excel工资表

打开我们的工资表,我们每个月用于计算工资的工资表,里面有很多分项,还有各种公式,就像这样:

然而我们在制作工资条的时候,并不是要将所有的分项都显示在工资条中。

另外,为了方便计算,原始的工资表中的数据,都是“数值”格式,数值格式的数据在导入word的时候容易出错。

所以我们原始的工资表并不适合作为我们word版工资条的数据来源。

这时候我们需要另外一张表,里面有员工的邮箱信息(发纸质版工资条的可以不要邮箱信息),表头里所有的字段,都是你要显示在工资条里的工资分项,就像这样:

这张表我给它命名为【工资条】,怎么将原始工资表的数据导入到【工资条】这张表中,建议用vlookup函数,该函数的使用方法也不在这里赘述了。

这里提醒大家注意的是:

把Excel数据导入到word里面的时候,Excel里面的数字须是【文本】格式,否则在word里显示的时候容易出错。

所以大家把原始工资表里的数据通过vlookup函数导到【工资条】这张表里以后,别忘了【全选】,然后将单元格格式设置为【文本】格式。

这些都操作好了之后,将【工资条】这张表保存到大家容易找到的地址。

2. 编辑word版工资条模板

Word版工资条模板大家可以自行设计,要求排版美观大方,方便阅读就可以。

这个模板里面的分项应该在上一步【工资条】表格中的都可以找到(不要求word里面各个分项和Excel里面的字段完全一样),就像这样:

3. 将Excel表格数据导入Word模板中

Excel版的【工资条】和word版的工资条模板都完成之后,下面就可以开始导入数据了,在这里用到的是【邮件合并】功能。

具体操作

在刚才的Word版工资条模板中,分别点击上方菜单【邮件】——【开始邮件合并】小箭头——【邮件合并分布向导】。

就像下面这样:

之后,在文档右边会出现邮件合并的操作界面,我们先选择文档类型,信函和电子邮件都可以。这里我们以【信函】为例。

选择好后,直接点击下面【下一步:正在启动文档】,就像下面这样:

接着操作界面会提示大家设置信函,这里选择【使用当前文档】就好,然后点击下面【下一步:选取收件人】,就像这样:

然后在选取收件人界面,我们选择【使用现有列表】(因为我们刚刚已经制作好了【工资条】表格),然后点击【浏览】:

这时word文档会弹出一个对话框,提示我们【选取数据源】,我们找到刚才保存的【工资条】表格,然后点击打开:

然后系统会提示我们选择刚才【工资条】表格里面的某一张插页,我刚才做的【工资条】表格里面只有一个插页,所以选择【sheet1】就好,像这样:

点击确定之后,系统会再弹出一个对话框,这时候大家会发现,我们刚才【工资条】表格里面的数据都在这个对话框里显示出来了。

而且我们可以通过【姓名】前面的对勾,选择我们要发放工资条的人,比如哪个人不需要给他发工资条,那我们把他姓名前面的对勾去掉就可以了。

发放工资条的人员都确认无误之后,就点击确定。像下面这样:

再看我们的工资条模板文档,现在还没有什么变化,但是上面有个菜单【插入合并域】,从导入Excel表格之前的灰色状态,变成了可点击状态(可以对比前面的截图):

这时候,我们需要把Excel版【工资条】表格中的各个字段和word版工资条模板中的各个分项一一对应起来。

我们将光标移到到特定位置,然后点击【插入合并域】,就会出来【工资条】表格中所有的字段,我们单机鼠标选择就可以了,就像这样:

这个时候,再看我们的文档,开头的冒号前面变成了这样:

再重复刚才的步骤,将光标移动到下面表格的“姓名”后面,然后再次点击【插入合并域】——【姓名】;然后将光标移动到表格的“月份”后面,然后点击【插入合并域】——选择【月份】……重复这个步骤,直到将表格里面各个分项都填满,就像这样:

完成以上的合并步骤以后,点击菜单栏里的【预览结果】,我们就会发现,【工资条】表格里的数据已经奇迹般的跑到word里面来了,这就是员工看到的最终的工资条效果了。

而且我们可以通过点击左右箭头来预览每个人的薪资详情:

第二步

生成工资条

1. 批量生成用于打印的工资条

在上一个步骤中我们预览确认都没有问题之后,就点击【完成并合并】的小箭头,选择【编辑单个文档】,在弹出的对话框里选择【全部】:

点击【确定】,系统会自动生成并打开一个新的文档——《信函1》,这样,Excel版【工资条】表格里面所有人的Word版工资条就生成了。

系统默认每人显示一页,我们也可以在这个文档里面调整一页显示2人或者多人的信息,调整完后就可以打印并发放啦!

2、 用Outlook一键群发单显电子版工资条

(打开Outlook后最小化,确保是打开状态)

如果我们预览无误后的工资条不是用于打印的,而是要发送邮件到每个员工的邮箱里,这时候在点击【完成并合并】的时候,就选择【发送电子邮件】:

然后在弹出的对话框里,【收件人】处显示都是Excel版【工资条】里的所有字段,我们选择下拉菜单中的【邮箱】。

而【主题行】就是我们平时在发邮件的时候,填写的“邮件主题”,这里我们自己按实际情况填写就好,下面的发送记录,就选择【全部】:

确认无误之后,点击【确定】,这时候,我们辛勤的Outlook就开始为我们默默地群发邮件了,打开Outlook,看看已发送列表里面,同事们已经收到了各自的工资条:

最后保存我们的Word版工资条模板以备下次发工资的时候用。

▼▼▼

以上就是第一次用【邮件合并】合并功能发放工资条的详细步骤了。

可能有些同学会说,这么多步骤好复杂啊!可是这些步骤只是第一次操作的时候复杂一些,我们下个月再发工资条的时候就不需要这么复杂了。

下面是第二次发工资条的方法

1.找到并打开我们之前保存的Excel版【工资条】,将这个月的原始工资表的数据导入到【工资条】里面。别忘了这个月人员增减,还有数字格式最后要设置为【文本】哦。

注:这里不建议大家新建新月份的Excel版【工资条】,直接用上个月的表,更新里面的数据就好。因为这个表只用于发工资条用,每个月的工资数据我们有原始的工资表呢。

2. 打开我们上个月保存的Word版工资条模板。

打开的时候会弹出如下对话框,我们直接选择【是】:

此时,我们发现模板一被打开,文档里面已经导入了工资条的数据。

因为上一步我们选择【是】时,word就自己调用了我们更新过的Excel版【工资条】,不需要我们再像第一次操作那样去完成合并,这也是为什么上一步中建议大家直接使用第一次保存的Excel版【工资条】,而不是新建。因为新建一个Excel,意味着我们要重新再来一次合并步骤:

我们在打开Word文档的时候,就已经完成合并,完成了数据从Excel到word的过程。

接下来我们需要做的就是批量生成Word版工资条并打印,或者是Outlook发送电子版工资条。

我们直接点击【邮件】——【完成并合并】,选择【编辑单个文档】或者【发送邮件】,剩下的步骤就跟前面讲的一样啦:

怎么样?是不是省事了好多,大家学会了吗?

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